우리는 보았다 데이터 목록을 저장하기 위해 Excel과 같은 스프레드 시트 응용 프로그램을 사용하면 위험 할 수 있습니다. 이 접근 방식은 처음에는 최상의 솔루션처럼 보일 수 있지만 해당 데이터를 여러 사용자와 공유하거나 콘텐츠를 확인하거나 데이터를 탐색하는 데 문제가 발생할 수 있습니다. 왜? 작업을 수행하도록 설계되지 않은 도구를 사용하고 있기 때문입니다.
이제 우리는 스프레드 시트 기반 목록을 사용하는 비즈니스의 가상 (그러나 일반적인) 사례를 고려하고 이러한 문제를 극복하기 위해이를 데이터베이스 애플리케이션으로 변환하는 방법을 살펴 보겠습니다.
통합 문서가 손에서 벗어나는 방법
우리의 목록은 클라이언트를 위해 수행 된 프로젝트의 간단한 기록으로 시작되었습니다. 회사가 성장함에 따라 통합 문서에 이름과 연락처 세부 정보가 추가 된 고객 수도 증가했습니다. 또한 다양한 직원들이 이러한 프로젝트에서 무엇을하고 있는지 기록하는 방법이 필요했기 때문에이 워크 북에 더 많은 데이터가 추가되었습니다.
이 시점에서 스프레드 시트 접근 방식은 작동하지 않게되었습니다. 너무 많은 사람들이 동시에 최신 상태로 유지하려고했습니다. 회사는 로타를 도입하여 사람들이 교대로 통합 문서를 업데이트하도록 시도했지만 이로 인해 일부 작업은 기록되기 전에 잊어 버렸습니다.
결국 사람들은 자신의 작업을 추적하기 위해 자신의 통합 문서를 설정하고 때로는 주말에 데이터를 기본 통합 문서에 복사하는 것을 기억합니다. 직원들은이 책에 대한 자신의 속기를 개발했으며 일부는 작업 방식에 맞게 열의 형식과 순서를 변경했습니다. 이 데이터를 기본 통합 문서에 복사하면 끔찍한 혼란이 생겼습니다.
이것은 꾸며낸 예일 수 있지만 실제로 이러한 모든 관행을 실생활에서 보았습니다. 이 작업 방식에 의해 제기 된 몇 가지 문제를 자세히 살펴 보겠습니다.
많은 문제
가상 스프레드 시트의 첫 번째 시트를 볼 수 있습니다. 첫 번째 열은 각 항목이 참조하는 프로젝트의 이름을 자세히 설명합니다. 그러나 이러한 이름 중 일부는 길기 때문에 직원이 약어를 사용하려는 유혹을 받았을 수 있습니다. 그 결과 오타가 발생했습니다. 이로 인해 어떤 작업이 어떤 프로젝트에 속하는지 묶기가 어렵습니다. 솔루션이 어려울 필요는 없습니다. 모든 사람이 동의하는 각 프로젝트에 대해 닉네임을 선택하거나 각 프로젝트에 ID 번호를 부여하고이를 프로젝트 이름으로 자동 변환 할 수 있습니다.
시작됨 열에도 유사한 문제가 있습니다. 일부 셀에는 날짜가 포함되어 있지만 다른 셀은 한 달만 기록하고 하나 또는 두 개의 레코드는 예라고 표시됩니다. Excel은 데이터 유효성 검사를 지원하므로 특정 셀에 항상 특정 유형의 데이터가 포함되도록 할 수 있지만 스프레드 시트가 임시 방식으로 개발되면 거의 사용되지 않습니다.
이 시점에서 스프레드 시트 접근 방식은 작동하지 않게됩니다. 너무 많은 사람들이 최신 상태로 유지하려고했습니다.
필드의 데이터 유형이 처음부터 수정되므로 데이터베이스 응용 프로그램에서는이 문제가 발생하지 않습니다. 작업이 시작된 정확한 날짜를 모르면 해당 월의 1 일을 사용하거나 연도 만 아는 경우 1 월 1 일을 사용할 수 있습니다. 프로젝트가 아직 시작되지 않은 경우 필드를 비워 둘 수 있습니다. 데이터베이스 용어로는 NULL입니다. 프로젝트가 시작되었다는 것을 알았지 만 언제인지 몰랐다면 1900 년 1 월 1 일과 같이 일반적으로 데이터에 사용할 수없는 날짜를 사용할 수 있습니다. 즉시 프로젝트를 정렬하고 활동에 대한 시간순 개요를 쉽게 얻을 수 있습니다.
더 미묘한 문제는 Client라는 열에 표시됩니다. 이 열의 항목은 통합 문서의 다른 항목에 연결되어 있지 않지만 시트 1에 고객 목록이 있는데, 아마도 이것이 참조하는 것일 수 있습니다. 다른 이름으로 참조되는 동일한 항목의 여러 목록을 저장하는 것은 혼란 스럽습니다. 이름을 명확히하고이 엔터티에 대한 명확한 이름을 정해야합니다. 고객입니까, 고객입니까?
상태 열은 유효성 검사가없는 또 다른 열이므로 사람들은 다시 원하는대로 작성하도록 선택했습니다. 모든 허용 값의 짧은 목록을 설정하는 것이 좋습니다.
두 번째 시트 인 시트 1도 마찬가지로 문제가 있습니다. 우선 시트 이름은 설명 적이 지 않습니다. 실제로 포함 된 것은 Customers라는 제목의 목록이지만 Excel의 표 형식은 아닙니다. 주소가 하나의 필드에 있으므로 Excel의 기본 제공 도구를 사용하여 검색하거나 정렬 할 수있는 기능이 제한됩니다. 예를 들어 Cardiff가 포함 된 주소를 필터링 할 수 있지만 결과에는 Newport의 Cardiff Road에있는 주소도 포함됩니다.
주소와 관련하여 가장 좋은 방법은 우편 번호, 카운티, 도시 및 거리에 대해 별도의 필드를 사용하는 것입니다 (영국 주소의 경우 카운티 정보는 선택 사항입니다. 카운티 없음, 영국인입니다 참조). 거리에는 주소의 다른 부분에없는 모든 것이 포함되어야합니다.
문제를 나타내는 연락처 필드도 있습니다. 단일 클라이언트 비즈니스 내에 여러 연락처가있는 경우 이름은 모두이 필드에 집중되어 있으며 전화 번호와 이메일 주소는 다른 필드에 유사하게 배치됩니다. 특히 연락처 필드에 3 개의 이름이 있지만 전화 번호는 2 개 뿐인 경우 이러한 항목을 분리하는 것은 어려울 것입니다.
이 시트의 마지막 열은 Last Contacted입니다. 직원은 고객과 연락 할 때마다이를 업데이트해야합니다. 이 정보는 직원이 기억해야 할 추가 정보이며, 특히 두 번째 시트에 숨겨져 있기 때문에 그럴 것이라는 보장이 없기 때문에 신뢰할 수 없습니다. 이것은 실제로 컴퓨터가 자동으로 추적해야하는 것입니다.
마지막으로 각 작업자에 대한 작업과 설명을 자세히 설명하는 작업 시트로 이동합니다. 일관된 이름이 지정되지 않으며 동일한 순서로 동일한 열을 포함하지 않습니다. 개별 사용자가 자신의 시트에 데이터를 입력하는 것은 타당하지만 일관성이 없기 때문에 데이터를 대조하고 분석하기가 어렵습니다. 예를 들어 관리자가 각 프로젝트에서 수행 된 작업을 확인하려는 경우 모든 작업을 정렬하고보고하기 전에 개별 시트에서 하나의 목록으로 직접 복사해야합니다.
데이터베이스 구축
이러한 문제를 분류하는 데는 며칠이 걸릴 수 있습니다. 새 시스템을 구축하는 동안 사용자는 기존 시스템을 계속 사용해야하므로 작업 할 기존 통합 문서의 복사본을 만드는 것이 가장 좋습니다. 즉, 데이터 변환의 모든 단계를 문서화하여 새 시스템으로 전환 할 때가되면 신속하게 다시 수행 할 수 있습니다.
가장 먼저해야 할 일은 Excel 통합 문서의 데이터를 정리하는 것입니다. 찾기 및 바꾸기를 사용하면 도움이 될 수 있으며 데이터가 포함되지 않은 열이나 행을 삭제해야합니다 (유지해야하는 열 머리글 행 제외). A 열의 각 시트에 ID 열을 추가하고 첫 번째 셀에 1을 입력하고 데이터 하단 (Shift + End, Down)을 선택한 다음 Fill Down 명령 (Ctrl + D)을 사용하여 증분 숫자로 채 웁니다. ). 프로젝트 이름의 마스터 목록을 만들고 프로젝트 이름이 기록되는 곳마다 VLookup () 함수를 사용하여 마스터 ID 번호를 확인합니다. 숫자가 없으면 데이터에 불일치가있는 것입니다.
데이터가 정리되면 보관할 새 데이터베이스를 디자인해야합니다. 이론적 인 예에서는 Office 365 구독을 통해 모든 사용자가 사용할 수 있으므로 Access 2013을 사용합니다. 새 Access 데이터베이스를 만들 때 Access Web App 또는 Access 데스크톱 데이터베이스로 만들 수 있습니다. Web Apps는 간소화 된 인터페이스를 제공하며 SharePoint Online이 포함 된 Office 365 또는 Access Services 및 SQL Server 2012가 포함 된 SharePoint Server 2013이있는 경우에만 사용할 수 있습니다. 기존 데스크톱 데이터베이스는 더 많은 옵션과 더 많은 제어 기능을 제공하므로 사용자 경험.
새 데스크톱 데이터베이스를 만들고 이름을 지정하려면 선택합니다. Access는 테이블 1이라는 새 테이블을 만들고 ID라는 하나의 열이있는 디자인보기에 사용자를 배치합니다. 여기에서 데이터베이스에 필요한 테이블을 디자인 할 수 있습니다. 모든 테이블에는 ID 필드 (자동 증분 정수)가 있어야하지만 혼동을 피하기 위해 더 설명적인 이름을 지정하는 것이 가장 좋습니다. Projects 테이블에서는 ProjectID, Customers 테이블의 CustomerID 등이됩니다.
생성 된 모든 열에 대해 데이터 유형을 설정할 수 있으며 각 열에 이름을 지정하고 필드에 적합한 다른 속성과 형식을 설정해야합니다. ID 필드와 마찬가지로 열 이름이 필드에 어떤 데이터가 들어가야하는지 명확하게하는지 확인합니다. 예를 들어 Name보다는 ProjectName을 사용하고 Due보다는 DueDate를 사용합니다. 리본의 이름 및 캡션 버튼을 사용하여 약식 캡션 및 명시적인 이름을 만들 수 있습니다. 열 이름에 공백을 사용할 수 있지만 쿼리 및 보고서를 작성할 때 공백을 대괄호로 묶어야합니다.
사용자가 자신의 시트에 데이터를 입력하는 것은 타당하지만 일관성이 부족하여 분석하기 어렵습니다.
PercentageComplete와 같은 열의 서식을 Percent로, 날짜를 ShortDate로 설정하고 텍스트 필드의 최대 길이를 적절한 값으로 설정하십시오. 그렇지 않으면 모두 255 자 길이가됩니다. 일부 단어 (예 : Date)는 예약되어 있으므로 열 이름으로 사용할 수 없습니다. 대신 TaskDate 또는 더 설명적인 다른 단어를 사용하세요.
다른 테이블 (예 : Projects 테이블의 고객 열)에서 값을 조회하려는 열의 경우 조회 열을 추가하기 전에 Access에서 다른 테이블을 정의합니다. 상태와 관련하여 가장 간단한 옵션은 드롭 다운 목록에 표시 할 값을 입력하는 것입니다.하지만 이로 인해 나중에 가능한 값 목록을 추가하거나 편집하기가 어렵습니다. 누군가의 성별을 기록하는 필드와 같이 가능한 값이 변경 될 가능성이없는 짧은 목록을 다루지 않는 한 ProjectStatus와 같은 항목에 대한 다른 테이블을 만드는 것이 좋습니다. 이렇게하면 프로그래밍 변경없이 나중에 목록에 추가 옵션을 쉽게 추가 할 수 있습니다.
향상
데이터베이스를 설계하는 동안 이전 스프레드 시트 기반 작업 방식을 개선 할 수 있습니다. 사용자가 Excel 통합 문서에 대해 가지고있는 불만 중 하나는 각 작업에 주석을위한 하나의 셀만 포함되어 있고 때로는 작업에 대해 둘 이상의 주석을 작성해야한다는 것입니다. 또는 감독자가 작업에 대한 주석을 작성한 다음 사용자에게 주석을 추가해야했습니다. 이에 응답하십시오. 모든 것을 하나의 셀에 담아서 언제 누가 댓글을 작성했는지 확인하기가 어려웠습니다. Tasks 테이블에 링크 된 주석을위한 별도의 테이블을 만들어 더 잘할 수 있습니다. 이러한 방식으로 각 작업에는 날짜, 사용자 이름 및 텍스트에 대한 별도의 필드와 함께 필요한만큼 많은 주석이 포함될 수 있습니다.
우리가 만들 수있는 또 다른 개선 사항은 ProjectStatus와 같은 항목을 사전 순이 아닌 특정 순서로 표시하도록 설정하는 것입니다. 예를 들어 Completed를 목록 맨 아래에 표시 할 수 있습니다. 이렇게하려면 DisplayOrder 열을 추가하고이를 사용하여 조회 목록을 정렬합니다. ID 필드를 사용하고 싶지 않습니다. 이것으로 새로운 레코드는 목록의 끝에 만 올 수 있습니다.
데이터를 깨끗하게 유지하기 위해 사용자가 입력해야하는 필드를 필수로 표시하고 입력 한 데이터가 올바른 형식인지 확인하는 유효성 검사를 추가 할 수 있습니다. 합리적인 기본값을 설정하여 작업을 더 쉽게 할 수 있습니다. Comments 테이블의 CommentDate 필드는 기본값을 = Date ()로 설정할 수 있으며 새 주석이 생성 될 때마다 자동으로 오늘 날짜로 설정됩니다. 테이블의 철회 된 열 (부울)과 함께 유효성 검사를 사용하여 사용자가 특정 값이있는 새 레코드를 추가하지 못하도록 할 수 있습니다. 이렇게하면 이전에는 유효했지만 더 이상 사용되지 않는 과거 값을 유지할 수 있습니다. 이러한 기능은 모두 표 도구 | 리본 또는 테이블 디자인보기의 필드 속성에있는 필드 탭.
데이터 가져 오기
테이블이 설정되면 외부 데이터 | 가져 오기 및 링크 | 리본의 Excel 단추를 클릭하여 Excel 통합 문서의 데이터를 Access 데이터베이스의 테이블에 추가합니다. 시작하기 전에 문제가 발생할 경우를 대비하여 빈 Access 데이터베이스를 백업하고 필요한 경우 손으로 작은 테이블을 채우십시오. 이 작업이 완료되면 다른 백업을 수행하십시오. 그러면 다음 단계에서 문제가 발생하면이 지점으로 돌아갈 수 있습니다.
이제 프로젝트 및 작업과 같이 관계가있는 테이블로 완료하기 전에 고객과 같은 다른 테이블에 의존하지 않는 기본 테이블을 가져옵니다. Access 데이터베이스의 필드와 최대한 가깝게 일치하도록 Excel 통합 문서의 열을 다시 정렬하고 이름을 바꾸면 데이터를 가져 오는 데 어려움이 없습니다. 데이터를 다시 변환해야하는 경우 나중에 반복 할 수 있도록 모든 작업을 기록해 두십시오.
데이터를 가져 오면 데이터 시트보기의 테이블은 Excel 워크 시트처럼 작동하지만 데이터 유효성 검사, 검색 및 정렬이 훨씬 향상됩니다. 원하는 경우 이제이 데이터를 기반으로 새 양식 및 보고서를 디자인 할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트의 마스터 / 세부 정보 양식은 양식 상단에 한 프로젝트의 데이터를 표시하고 해당 작업의 그리드를 표시 할 수 있습니다. 하단에 프로젝트.
현재 사용자의 모든 미해결 작업을 나열하는 내 작업 양식과 기한이 지난 모든 사용자의 모든 미해결 작업을 나열하는 기한이 지난 작업 보고서를 설정할 수도 있습니다.
카운티는 없습니다. 우리는 영국인입니다
데이터베이스에 주소를 저장하는 경우 실제로 필요한 정보를 이해하는 것이 중요합니다. 카운티 정보는 마케팅에 유용 할 수 있고 일부 해외 주소에 필요할 수 있지만 더 이상 영국 주소에서 공식적으로 사용되지 않습니다.
Chrome에서 기본 Google 계정을 변경하는 방법
그 이유는 영국 우편 주소는 우편물이 집으로 배달되기 전에 우편물이 발송되고 분류되는 우체국 개념에 의존하기 때문입니다. 모든 도시 나 마을이 같은 카운티의 우체국에서 제공되는 것은 아닙니다. 예를 들어 Melbourn (Cambridgeshire)은 Royston (Hertfordshire)을 통해 우편물을받습니다. 따라서 주소에 카운티를 지정한다고해서 반드시 도움이되는 것은 아닙니다.
혼동을 피하기 위해 우체국은 1996 년에 주소에 카운티 사용을 중단하고 대신 우편 번호 정보에 의존했으며 2016 년에는 추가 주소 정보의 별칭 데이터 파일에서 카운티 이름을 제거 할 계획입니다. 따라서 영국 주소에 카운티를 포함하면 무시됩니다.
