대부분의 현대 기업은 커뮤니케이션을 위해 이메일에 의존합니다. 이메일 또는 전체 이메일 계정에 대한 액세스 권한을 잃으면 치명적일 수 있습니다. Outlook 이메일을 백업하는 것은 이메일이 기기의 여러 위치에 저장되어있어 쉽게 잃어 버릴 수 없다는 것을 알고 안심할 수있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.
이 기사에서는 몇 가지 방법으로 Outlook 이메일을 백업하는 방법을 설명합니다.
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모든 Outlook 이메일을 백업하고 내보내는 방법
모든 Outlook 이메일을 백업하는 가장 빠른 방법 중 하나는 통합 된 .pst 파일 형식을 사용하는 것입니다. Microsoft Outlook 및 Microsoft Exchange는 PST 파일을 독점적으로 사용하여 이메일, 연락처 정보 및 주소, 캘린더 이벤트를 저장합니다. 정적 PST 파일은 현재 Outlook 이메일 및 연락처 정보의 백업으로 사용할 수 있으며 Outlook은 오프라인 상태에서도 액세스 할 수 있습니다.
이메일을 .pst 파일에 백업하는 방법은 다음과 같습니다.
- Outlook을 연 다음 파일을 누릅니다.
- 메뉴에서 열기 및 내보내기를 선택합니다.
- 가져 오기 / 내보내기 버튼을 클릭합니다.
- 시스템이 기본 Outlook 화면으로 돌아가고 내보내기 프로세스를 안내하는 가져 오기 / 내보내기 마법사가 나타납니다.
- 마법사의 목록에서 파일로 내보내기 옵션을 선택한 후 다음을 클릭합니다.
- 파일 형식을 선택하라는 메시지가 나타나면 Outlook 데이터 파일 (.pst)을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 그러면 내보낼 폴더를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 이메일 계정을 선택하여 연락처 및 캘린더 데이터를 포함하여 연결된 모든 폴더를 내보낼 수 있습니다. 선택에 만족하면 다음을 클릭합니다.
- 백업 파일이 저장된 주소 경로를 선택하십시오. 나중에 액세스 할 수 있도록 경로를 기억하십시오.
- 파일 이름 (경로의 마지막 부분)을 변경하는 것이 좋습니다. 기본적으로 backup.pst입니다.
- 기본 경로에 백업 파일을 저장하는 경우 항목을 복제할지 여부를 선택합니다.
- (선택 사항) 뒤로 버튼을 사용하여 이전 대화 상자로 돌아가서 폴더 선택을 변경할 수 있습니다.
- 내보내기 프로세스를 시작하려면 마침을 누릅니다.
- Outlook은 암호를 생성하라는 메시지를 표시합니다. 보안상의 이유로 중요 할 수 있지만 비밀번호를 입력 할 필요는 없습니다.
- 파일 경로로 지정한 위치에서 추출 된 파일을 찾을 수 있습니다. 이제 파일을 다른 곳으로 이동하거나 복사 할 수 있습니다.
내 보낸 Outlook 이메일에 액세스하는 방법
파일을 내 보낸 후에는 나중에 액세스하는 방법이 궁금 할 수 있습니다. Outlook을 사용하면 백업을 쉽게 열고 저장된 시점으로 이메일을 복원 할 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.
- 백업 파일을 찾으십시오. 위치와 파일 경로를 기록해 둡니다.
- Outlook을 엽니 다.
- 파일을 누른 다음 열기 및 내보내기를 클릭하십시오.
- 오른쪽 메뉴에서 Outlook 데이터 파일 열기를 선택합니다.
- 그러면 파일 탐색기가 열립니다. 백업 파일로 이동하십시오. 그것을 클릭 한 다음 열기를 선택하십시오.
- 시스템이 기본 Outlook 화면으로 돌아갑니다.
- 왼쪽 탐색 메뉴에서 Outlook 데이터가 표시 될 때까지 아래로 스크롤합니다. 이 범주에는 백업 파일에서 검색된 항목이 포함됩니다.
- 카테고리는 원래 형식과 폴더 시스템을 유지합니다.
- 이메일을 드래그 앤 드롭하여 다른 파일로 이동할 수 있습니다.
이제 백업 된 이메일에 액세스 할 수 있습니다.
단일 Outlook 이메일을 빠르게 저장하는 방법
때로는 특정 이메일이 하나 또는 몇 개만 필요할 때 모든 이메일을 저장하고 Outlook을 다시 여는 번거 로움을 원하지 않을 수 있습니다. 다행히 Outlook에서 단일 이메일을 저장하는 몇 가지 빠른 솔루션이 있습니다.
방법 1 – 폴더에 직접 저장
- Outlook을 엽니 다.
- 파일 탐색기를 열고 이메일을 저장할 위치로 이동합니다. Outlook과 파일 탐색기를 모두 창 모드로 설정하고 쉽게 액세스 할 수 있도록 이동해야 할 수 있습니다.
- 저장하려는 이메일을 Outlook에서 폴더로 끕니다.
- Outlook은 자동으로 Outlook 항목 형식으로 이메일을 저장합니다.
- 저장된 이메일을 두 번 클릭하여 Outlook에서 엽니 다.
방법 2 – TXT 또는 HTML로 저장
- Outlook에서 저장하려는 이메일을 엽니 다.
- 파일을 선택한 다음 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
- 파일 탐색기가 나타납니다. 이메일을 저장할 경로를 선택하십시오. 파일 탐색기 하단에서 파일 형식 옆에있는 화살표를 클릭합니다. .txt 형식으로 저장하려면 텍스트 전용을 선택하고 이메일을 .html 파일로 저장하려면 HTML을 선택합니다.
- 저장 한 후에는 메모장과 같은 텍스트 편집기 (예 : .txt)로 이메일에 액세스 할 수 있고 .html로 저장된 경우 브라우저에서 액세스 할 수 있습니다.
이 방법으로 이메일을 저장하면 첨부 파일이 보존되지 않으므로 파일을 다운로드하고 필요에 따라 이름을 변경 한 다음 나중에 액세스 할 수 있도록 이메일과 함께 저장해야합니다.
방법 3 – 화면 캡처를 사용하여 이미지 저장
화면 캡처 소프트웨어를 사용하여 이메일 내용을 이미지로 저장할 수도 있습니다. 이 방법은 이미지가 이메일 및 기타 메시지에 쉽게 고정되므로 다른 커뮤니케이션 형식으로 이메일의 내용을 참조하는 데 유용 할 수 있습니다.
Windows를 사용하는 경우 최신 버전에는 Snipping Tool (이전 기기의 경우) 및 Snip & Sketch라는 화면 캡처 소프트웨어가 사전 설치되어 제공됩니다. 또는 키보드의 Print Screen 버튼을 사용한 다음 그림판에 이미지를 붙여 넣을 수 있습니다.
Mac 장치의 경우 프로세스가 비슷합니다. Ctrl + Command + 4 바로 가기를 사용하여 통합 화면 캡처 기능을 연 다음 선택 십자선을 드래그하여 이메일의 영역을 덮어 저장합니다.
Linux의 경우 다양한 화면 캡처 소프트웨어 이메일을 이미지로 저장하는 데 사용할 수 있습니다. 또는 그놈 기반 모델에는 응용 프로그램> 액세서리 메뉴에 통합 스크린 샷 유틸리티가 있습니다. 일부 Linux OS 버전은 Windows 시스템과 마찬가지로 키보드의 Print Screen 버튼에 응답합니다.
Outlook에서 모든 이메일 주소를 내보내려면 어떻게합니까?
연락처 목록 (연락처의 이메일 주소 및 기타 정보가 포함됨)을 내보내려면 이메일을 내보내는 방법과 유사한 단계를 사용할 수 있습니다. 그러나 연락처 정보는보다 사용자에게 친숙한 다른 파일 형식으로 저장 될 수 있으며 빠른 조작 및 편집을 위해 Excel에서 열 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.
- Outlook을 엽니 다.
- 파일> 열기 및 내보내기> 가져 오기 / 내보내기를 선택합니다.
- 가져 오기 / 내보내기 마법사에서 파일로 저장을 선택합니다.
- 파일 유형을 선택하라는 메시지가 표시되면 쉼표로 구분 된 값 (.csv)을 선택합니다.
- 폴더 선택 메뉴에서 계정 아래의 연락처 폴더를 선택합니다.
- 파일 경로를 확인하거나 필요에 따라 변경하십시오. 원하는대로 파일 이름을 지정합니다.
- 내보내기 프로세스를 시작하려면 마침을 누릅니다.
- 프로세스가 완료되면 가져 오기 / 내보내기 대화 상자가 닫힙니다.
내 보낸 .csv 파일은 Excel에서 열 수 있습니다. 연락처 정보가 포함 된 큰 테이블이 표시됩니다. 빈 셀이 많을 것입니다. 이것은 완전히 정상입니다. Excel을 사용하여 데이터를 편집 할 수 있지만 추가 콘텐츠를 입력하면 나중에 파일을 가져와야하는 경우 Outlook에서 읽을 수 없게 될 수 있습니다.
Google 문서 서식을 지정하지 않고 붙여 넣는 방법
다른 장치 또는 이메일 서비스에서이 파일을 사용하여 연락처 정보를 가져올 수 있습니다.
여러 Outlook 이메일을 내 컴퓨터에 저장하려면 어떻게합니까?
한 번에 두 개 이상의 이메일을 저장하고 싶지만 전체 이메일 라이브러리가 필요하지 않은 경우 한 번에 저장할 이메일 몇 개를 선택하는 방법이 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.
- Outlook을 엽니 다.
- 저장하려는 이메일을 선택하십시오. Ctrl 키를 누른 상태에서 메일을 클릭하여 한 번에 하나씩 선택하거나 Shift 키를 누른 상태에서 첫 번째 클릭과 두 번째 클릭 사이에 여러 개의 이메일을 선택하십시오.
- 파일> 다른 이름으로 저장으로 이동합니다.
- 대화 상자에서 이메일을 저장할 폴더로 이동하고 원하는 파일 이름을 지정한 다음 저장할 형식으로 텍스트 전용을 선택합니다.
- Outlook은 선택한 모든 이메일을 단일 .txt 파일에 저장합니다. 텍스트 편집기를 사용하여 액세스 할 수 있습니다.
별도의 .txt 파일로 저장하려면 각 이메일을 개별적으로 저장해야합니다. 추가 Outlook 플러그인 온라인에서 사용 가능한이 기능을 확장하여 이메일을 별도의 .txt 또는 대체 파일 형식으로 저장할 수 있습니다.
Outlook의 새로운 모습
Outlook의 통합 내보내기 기능을 사용하면 비밀번호 분실이나 해킹으로 인해 이메일 계정에 액세스 할 수없는 경우 이메일을 백업하고 복원 할 수 있습니다. 온라인 커뮤니케이션이 널리 보급됨에 따라 이메일을 정기적으로 백업하는 데 몇 분의 시간을 할애하면 손실 된 파일을 뒤섞는 골칫거리를 줄일 수 있습니다.
Outlook 이메일을 얼마나 자주 내보내나요? 아래 댓글 섹션에서 알려주십시오.
