문서 관리는 SharePoint에서 가장 중요한 작업 중 하나입니다. 비즈니스에서 문서는 종종 진화하는 것입니다. 비즈니스 용 OneDrive에서 시작하여 조직의 팀 사이트에서 끝날 수 있습니다. 문서는 종종 위치를 변경하므로 SharePoint에서 문서 이동의 안팎을 아는 것이 중요합니다.
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여러 가지 방법
SharePoint에서 작업 한 사람은 누구나 특정 작업을 수행하는 방법이 많다는 것을 알고 있습니다. 문서 이동도 예외는 아닙니다. 파일 탐색기 또는 마이그레이션 도구를 사용하는지 여부는 이동 된 문서 수, 버전 기록 보존의 중요성, 메타 데이터 등과 같은 여러 요인에 따라 달라집니다.
1. 파일 탐색기
파일 탐색기를 사용하여 문서를 이동하려면 대상 및 소스 문서 라이브러리를 모두 엽니 다 (동일한 사이트에 상관 없음). 고르다 파일 탐색기 드롭 다운 메뉴에서. 그러면 각 라이브러리에 대한 탐색기보기가 열립니다. 끌어서 놓기를 사용하여 두 탐색기보기간에 항목을 이동합니다.
소스 및 대상 위치에 모두 정의 된 컨텐츠 유형이있는 경우 폴더와 파일을 모두 이동하고 컨텐츠 유형을 유지할 수 있습니다. 이 방법은 소스 및 대상 위치가 동일한 메타 데이터를 사용하여 정의 된 경우에도 사용자 지정 메타 데이터를 유지합니다.
그러나 프로세스는 수동이며 이동 이라기보다는 복사에 가깝기 때문에 이동 후 원본 항목을 삭제해야합니다. 버전 기록이나 속성에 의해 생성, 생성, 수정 및 수정 된 내용은 유지되지 않습니다.
2. 이동 / 복사
유용하고 간단하지만 이동 과 에게 복사 명령은 SharePoint Online에서만 사용할 수 있습니다. 이 옵션을 사용하면 비즈니스 용 OneDrive 또는 SharePoint에서 SharePoint 또는 OneDrive의 대상으로 문서를 이동할 수 있습니다. 파일을 선택하고 두 명령 중 하나를 클릭합니다. 그만큼 이동 옵션은 메타 데이터 및 버전 기록 보호 기능이있는 문서를 동일한 라이브러리 내의 다른 폴더, 다른 라이브러리 또는 다른 사이트로 이동합니다.
이 방법은 간단하고 간단하기 때문에 최종 사용자에게 적합합니다. 파일과 폴더를 모두 복사하고 이동할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 콘텐츠 유형, 사용자 지정 메타 데이터 버전 기록,과속성에 의해 생성, 생성, 수정 및 수정되었습니다. 그만큼 부 그러나 명령은 최신 버전 만 유지합니다. 주된 단점은이 방법이 SharePoint Online에만 적용된다는 사실입니다.
3. 콘텐츠 및 구조 관리
SharePoint Server의 게시 인프라 기능을 사용하도록 설정하면 다음으로 이동할 때 콘텐츠 및 구조 관리 링크가 표시됩니다. 사이트 관리 . 이 기능을 사용하여 문서를 이동 / 복사 할 수 있습니다. 이것은 속성에 의해 생성, 생성, 수정 및 수정 된 버전 기록을 유지하면서 동시에 여러 문서를 이동하는 데 도움이되는 최고의 해킹 중 하나입니다. 콘텐츠 유형 및 메타 데이터도이 방법을 사용하여 유지됩니다.
그러나 게시 기능을 켜야합니다. 그래도 여러 폴더를 이동할 수 없습니다. 이 방법의 가장 큰 단점은 사이트 소유자가되어야 사용할 수 있다는 것입니다. 아, 그리고 그것은 단일 사이트 내에서만 작동합니다.
4. 콘텐츠 주최자
콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화 한 다음 사용하려는 라우팅 규칙을 선택하고 드롭 오프 라이브러리로 이동할 문서를 넣으면됩니다. 이 방법을 사용하면 문서를 다른 사이트로 이동할 수도 있습니다. 구성하는 데 시간이 걸리지 만 한 번만 수행하면됩니다. 또한 콘텐츠 유형과 사용자 지정 메타 데이터도 유지합니다.
버전 기록이 유지되지 않고 관리자가 필요하지만 문서를 폴더로 라우팅 할 수있는 유용한 기능이 있습니다.
5. SharePoint 마이그레이션 도구
Microsoft는 SharePoint에서 문서를 이동하는 것이 약간 까다로울 수 있음을 알고 있습니다. 이것이 회사가 무료로 SharePoint 마이그레이션 도구 . 이 도구는 SharePoint 사이트의 파일, 폴더 및 목록을 포함 할 수있는 소규모 마이그레이션에서 대규모 마이그레이션까지 모든 것을 처리합니다. 항목이 OneDrive 또는 SharePoint로 이동됩니다.
이 방법의 가장 분명한 이점은 대규모 마이그레이션을 처리하는 도구의 기능입니다. 또한 매우 사용자 정의가 가능하며 버전 기록을 유지합니다. 그러나 2013 년 이전의 SharePoint 버전과는 호환되지 않습니다. 반면 일부 타사 마이그레이션 제품은 훨씬 더 많은 사용자 지정이 가능합니다.
6. 타사 제품
대부분의 고품질 타사 문서 마이그레이션 제품은 무료는 아니지만 특히 대규모 마이그레이션의 경우 환상적인 성능을 발휘하는 경향이 있습니다. 확장 가능하고 사용자 정의가 가능한 경향이 있습니다. 이러한 제품의 대부분은 콘텐츠 유형, 메타 데이터, 모든 속성 및 버전 기록을 포함한 모든 것을 유지할 수 있습니다.
반면에이 방법은 비용이 많이 듭니다. 문서 이동에 도움이되는 도구에 대한 비용을 지불하고 있다는 사실을 고려할 때 SharePoint에 사용자 친화적 인 옵션이 제공되지 않는 이유가 궁금 할 것입니다. 여기서 또 다른 단점은 타사 제품을 구성하고 실행하려면 관리자가 필요하다는 것입니다.
7. 맞춤형 솔루션
마지막으로 REST API와 같은 다양한 기술을 통해 사용자 지정 솔루션을 코딩 할 수 있습니다. 최종 사용자는 어떤 것도 라우팅 할 필요가 없으며 원하는만큼 맞춤 설정할 수 있으며 모든 것이 문서 내에 유지되도록 할 수 있습니다. 다른 한편으로, 당신은 코드를 작성하고 코드를 작성하고 유지하는 데 약간의 시간을 할애해야하는데, 이는 제품 업데이트시기에 특히 까다로울 수 있습니다.
방법 선택
SharePoint에서 문서를 이동하는 더 많은 방법이 있지만 대부분의 요구 사항을 충족해야합니다. 먼저 필요한 것을 고려하면 곧 각각에 사용할 방법을 정확히 알게 될 것입니다.
다음 중 선호하는 방법은 무엇입니까? 두 개 이상 사용 했습니까? 논의하다.
